Zarówno w pracy, jak i w życiu prywatnym wiecznie brakuje nam czasu. Zyskanie większej ilości czasu na naprawdę ważne rzeczy – to jedno z wielkich wyzwań, z którymi musimy się mierzyć na co dzień. Trzeba wypracować koncepcję strategiczną, ale bieżące sprawy sprawiają, że prawie nie ma czasu na przetwarzanie właściwych zadań. Czasami spędzamy dużo czasu w ciągu dnia na zadaniach, które są pilne, ale nieważne. Macierz Eisenhowera pomaga w prosty sposób prawidłowo ustawić priorytety i zyskać więcej czasu na ważne rzeczy.
Skuteczność a wydajność — różnice
Bycie wydajnym oznacza robienie rzeczy właściwie, zużywając przy tym niewiele zasobów. W codziennym życiu są pewne zadania, które można wykonać bardzo szybko i przy niewielkim wysiłku. Jednak nie zawsze są one przydatne lub zgodne z naszymi celami. Bycie skutecznym oznacza robienie właściwych rzeczy i osiąganie określonego rezultatu. Metody takie jak macierz Eisenhowera czy zasada Eisenhowera wspierają firmy i pracowników w realizacji właściwych zadań i ich sprawnej realizacji.
Na czym polega zasada Eisenhowera?
Zasada Eisenhowera jest prostą, powszechnie stosowaną i z powodzeniem praktykowaną strategią zarządzania czasem, która sięga czasów byłego prezydenta USA. Aby osiągnąć swoje osobiste cele i opanować codzienne zadania, Dwight D. Eisenhower opracował prostą metodę, dzięki której uporządkował swoje zadania w matrycy według ważności i pilności. Podzielił swoje zadania na jeden z czterech kwadrantów w tzw. macierzy Eisenhowera:
– ważne i pilne (zadania „A”, do wykonania natychmiast)
– ważne, ale nie pilne (zadania „B”, do zaplanowania i wykonania samodzielnie)
– nieważne, ale pilne (zadania „C”, do delegowania pracownikom) i
– nieważne i też niepilne (zadania „D”, do kosza)
Aplikacje do zarządzania zadaniami
W codziennej działalności czasami nie zawsze łatwo jest przypisać zadaniom właściwy priorytet. Wiele zadań, które są nam przedstawiane, otrzymuje atrybut „jak najszybciej” jako ważne i pilne. Biorąc pod uwagę własne planowanie zasobów i cele — można i zawsze należy to krytycznie kwestionować.
Matryca Eisenhowera może być bardzo potężnym narzędziem, które pomoże zespołowi rozwinąć wspólne zrozumienie pilności i ważności. Warunkiem jest jednak, aby zadania w zespole mogły być odpowiednio wizualizowane, oceniane i śledzone. Sposób, w jaki to się robi, jest czasami traktowany bardzo różnie, a także zależy od osobistych preferencji.
Dedykowane aplikacje do zarządzania zadaniami lub zarządzania projektami, nie tylko przejrzyście odwzorowują zadania dla wszystkich zaangażowanych w projekt i zadanie w sposób wspomagany przepływem pracy i bez przerw na media, ale także ułatwiają przejście do cyfrowych i niezależnych od platformy środowisk pracy.
Czas jest naszym najważniejszym zasobem. Ucząc się prawidłowego i rozsądnego wykorzystywania czasu, zyskujemy więcej czasu na strategicznie ważne zadania, sprawia, że nasza praca jest wydajna i efektywna.
